Vereine: Aufzeichnungspflichten für Freiwilligenpauschalen und Reiseaufwandsentschädigungen

Für gemeinnützige Sportvereine besteht unabhängig davon die Möglichkeit, pauschale Reiseaufwandsentschädigungen in Höhe von bis zu € 120 pro Einsatztag (bis zu € 720 pro Monat) steuerfrei an Sportler, Trainer, Schiedsrichter und Sportbetreuer auszuzahlen. Grundvoraussetzung ist jedoch in beiden Fällen, dass der Verein entsprechende Aufzeichnungs- und Meldepflichten beachtet und fristgerecht erfüllt.

Freiwilligenpauschale

Beim kleinen Freiwilligenpauschale sind Einnahmen aus einer ehrenamtlichen Tätigkeit bis zu € 30 pro Kalendertag, höchstens aber € 1.000 im Kalenderjahr steuerfrei. Bei mildtätigen und bestimmten gemeinnützigen Tätigkeiten (Sozialdienste), bei der Hilfestellung in Katastrophenfällen und für Funktionen als Ausbildner oder Übungsleiter kann das Freiwilligenpauschale in einem höheren Betrag, nämlich € 50 pro Kalendertag bzw € 3.000 pro Kalenderjahr steuerfrei belassen werden (großes Freiwilligenpauschale).

Der Verein hat Aufzeichnungen, insbesondere über die Zahl der Einsatztage des Ehrenamtlichen sowie über die Art und die Höhe des Freiwilligenpauschales zu führen. Wird einem Ehrenamtlichen vom Verein mehr als die jeweilige Höchstgrenze (€ 30 / € 50 bzw. € 1.000 / € 3.000) ausbezahlt, muss dies der Verein dem Finanzamt bis Ende Februar des Folgejahres auf elektronischem Wege melden. Der übersteigende Betrag wird dann bei der Einkommensteuer-Veranlagung des Ehrenamtlichen als sonstige Einkünfte berücksichtigt.

Pauschale Reiseaufwandsentschädigung

Diese Art von steuerfreiem Reisekostenersatz können nur gemeinnützige Sportvereine ausbezahlen, nicht auch andere gemeinnützige Vereine. Für jeden Sportler, Schiedsrichter oder Sportbetreuer, der eine pauschale Reiseaufwandsentschädigung im Rahmen eines Dienstverhältnisses erhält, hat der gemeinnützige Sportverein ein Lohnkonto bzw. Lohnaufzeichnungen zu führen:

• Werden an den einzelnen Zahlungsempfänger, der dem Grunde nach Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit hat, nur steuerfreie pauschale Reiseaufwandsentschädigungen geleistet, hat der Verein zwar kein Lohnkonto zu führen, es müssen aber Lohnaufzeichnungen erstellt werden, aus denen sich insbesondere die Einsatztage sowie die Höhe der steuerfreien Zuwendung ergeben. Darüber hinaus sind sämtliche in einem Kalenderjahr ausbezahlten Reiseaufwandsentschädigungen für jeden einzelnen Sportler, Schiedsrichter oder Sportbetreuer in das dafür vorgesehene amtliche Formular (L 19) einzutragen und dem Finanzamt bis spätestens Ende Februar des Folgejahres zu übermitteln.
  
  
• Werden über die Reiseaufwandsentschädigung hinausgehende Zahlungen geleistet, ist vom Verein ein Lohnzettel (Formular L 16) zu übermitteln, auf dem die Reiseaufwandsentschädigungen zu berücksichtigen sind. In diesem Fall und bei freiwilliger Übermittlung eines Lohnzettels muss vom Verein kein gesondertes Formular L 19 verwendet werden.

Tipp: Fehlende Aufzeichnungen und die Verletzung von Meldepflichten können nicht nur zu steuerlichen Nachteilen führen, sondern auch finanzstrafrechtliche Folgen haben. Um diese negativen Konsequenzen zu vermeiden, unterstützen wir Sie als Verein bei der Dokumentation und Aufzeichnung aller Grunddaten sowie bei der Übermittlung aller erforderlichen Formulare an das Finanzamt.